個人情報保護方針

株式会社澤速記事務所（以下、当社）は、速記録・会議録などを作成する専門の会社として、すべての個人情報を適切に取り扱うことは重要な社会的責務であると考え、その保護についてJIS Q 15001並びに個人情報保護法その他ガイドラインに基づき以下の取り組みを実施します。

1. 当社は、事業の内容及び規模を考慮し、個人情報保護管理者を置き、日本工業規格JIS Q 15001:2017「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」に準拠した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報の目的外利用は行いません。とりわけ、個人情報ごとに特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱いを行わないための適切な措置を講じます。
   • 個人情報を第三者に提供する場合には、事前に本人の同意を取ります。
   • 取得した個人情報の目的外利用はいたしません。
   • 目的外利用の必要が生じた場合は新たな利用目的の再同意を得た上で利用いたします。
2. 当社は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業者に周知し、遵守します。本方針並びに社内規程を整備し、適切な運用が実施されるよう管理します。
3. 当社は、必要かつ適切なセキュリティ対策を講じることにより、当社の取り扱う個人情報の漏えい、滅失または棄損の防止及び是正に努めます。
   • 点検を実施し、発見された違反や事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
   • 安全に関する教育を、従業者に徹底いたします。
4. 当社は、個人情報の取り扱い及び当社の個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの苦情及び相談を受け付け、適切な対応を行います。当社対応窓口までお申し出ください。
5. 当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程に反映し、本方針を含む当社における個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

本方針は、社内に掲示し全従業員に周知させるとともに、当社ホームページに掲載し、社会に対してその方針の徹底を約束します。

平成19年7月5日制定
平成26年6月1日改訂
株式会社　澤速記事務所
代表取締役　澤　吉昭

【個人情報問合せ窓口】

個人情報の取扱いについて

【個人情報の利用目的】

【ご本人から直接書面取得以外で取得する場合の利用目的】

個人情報の種別	利用目的	開示区分
業務受託により取得した個人情報について	当社の業務内容である、出張速記及び録音データによる記録文書の作成、会議録検索システム用データ作成、インターネット議会中継及び、版下作成、印刷物の作成業務を行うため。	非開示
防犯カメラ映像	警備会社による防犯管理のため	非開示

個人情報の種別	利用目的	開示区分
業務受託により取得した個人情報について	当社の業務内容である、出張速記及び録音データによる記録文書の作成、会議録検索システム用データ作成、インターネット議会中継及び、版下作成、印刷物の作成業務を行うため。	非開示

【ご本人から直接書面取得で取得する場合の利用目的】

個人情報の種別	利用目的
資料請求やお問い合わせを頂いた方の情報	お問い合わせへの対応、サービスに関するご案内のため。
お取引先情報	お取引先との連絡、契約の履行、履行請求等
採用応募者情報	採用情報等の提供・連絡及び採用手続きのため。
従業者情報	雇用管理、給与・税務管理、健康管理、年金・保険管理及び連絡等のため。
退職者情報	退職後の手続きのため。

個人情報の種別	利用目的
資料請求やお問い合わせを頂いた方の情報	お問い合わせへの対応、サービスに関するご案内のため。
お取引先情報	お取引先との連絡、契約の履行、履行請求等
採用応募者情報	採用情報等の提供・連絡及び採用手続きのため。
従業者情報	雇用管理、給与・税務管理、健康管理、年金・保険管理及び連絡等のため。
退職者情報	退職後の手続きのため。

【保有個人データの安全管理のために講じた措置に関して】

基本方針の策定	当社Webサイトにて個人情報保護方針を公表しております
規律の整備	取得、利用、提供、廃棄といった段階ごとに、取扱方法や担当者及びその任務等について規定を策定し、定期的に見直しを実施しております
組織的安全管理措置	定期的な自己点検、内部監査、外部監査を実施しております
人的安全管理措置	従業者から秘密保持に関する誓約を取得、および、従業者への定期的な教育を実施しております
物理的安全管理措置	個人情報を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体の盗難等の防止等を実施しております
技術的安全管理措置	外部からの不正アクセスから保護する仕組みを導入しております
外的環境の把握	個人情報等についてクラウドサービスを利用して保管しております。 当該クラウドサービスのデータセンター所在地は、日本国内にあります。

【開示等の請求手続き】

当社がご本人又はその代理人から、当社が保有する保有個人データに関して、ご本人又はその代理人からの、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供の記録（以下、“開示等の請求”という。）にご対応させていただく場合の手続き方法は、下記のとおりです。

1.開示等の請求の申出先 

開示等のご請求については、個人情報開示等請求書に必要書類を添付の上、メール添付、FAX、郵送によりご提出ください。

郵送の場合、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。

なお、封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。

個人情報開示等請求書 

2.開示等の請求における提出書面

開示等のご請求を行う場合は、個人情報開示等請求書に所定の事項を全てご記入ください。

3.ご本人様確認

当社は開示等請求者のご本人様確認のため、お電話による照合を行います。ただし電話による照合が出来ない場合、運転免許証、住民票、健康保険証等のコピーを提示してもらう場合がございます。

4.代理人様による開示等のご請求

開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、個人情報開示等請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。

(1)代理人様本人であることを確認するための書類（コピー）

運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか１点

※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。

(2)委任状（ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人様が親権者などの法定代理人のと

きは、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。）

5.開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料

個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、１回の請求ごとに、500円（税抜）の手数料をいただきます。

手数料のお支払いは、銀行振込みにて500円（税抜き）をお振込みください。

※ご本人確認の際、振込先口座情報をお伝えします

※振込手数料はご負担ください

なお、手数料が不足していた場合、または、お振込の確認が出来ない場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。

6.開示等のご請求に対する回答方法

ご請求者よりいただきました方法（メール、FAX、郵送）により、ご回答いたします。

7.認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC) 　個人情報保護苦情相談室

〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F 　　TEL:0120-700-779

※上記は当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございませんのでご注意ください。

※当社の個人情報の管理が適切でないと判断した時は、まず当社に苦情を申し立ていただきたいと存じますが、当社の対応が満足できない場合、お客様は上記の「認定個人情報保護団体」へ苦情を申し立てることが出来ます。

---

ご不明な点および苦情・相談などがございましたら下記窓口までご連絡下さい。

【個人情報問合せ窓口】

制定日 2008 年5 月29 日
更新日 2022 年4 月1 日
株式会社 澤速記事務所
〒155-0032 東京都世田谷区代沢5-35-8
代表取締役 澤 吉昭